Алексей Венчаков

Привет! Я Алексей, и я помогаю разным компаниям систематизировать и оптимизировать бизнес-процессы и главное реализовать их виде работающих систем.

В прошлом году ко мне обратилась компания, состоящая из талантливых ребят, которые занимаются производством и продажей сетевых устройств, причем достаточно интересных и мощных.

Продажи до определенного момента были единичные, поэтому особых потребностей в каких-то складских системах, не говоря про оцифровку процесса производства не было. Все делалось «на коленке», что в целом было оправданно для тех масштабов. Проблемы начали появляться, как это обычно происходит, когда бизнес начал расти.

Причем из моего опыта это относится вообще к любому бизнесу, будь то производство, консалтинг или общепит.
Пока собственник или директор могут держать все в голове, пока входящий поток лидов незначителен - все так или иначе работает, но как только количество этих лидов переходит определенный рубеж – начинаются проблемы, которые могут привести к плохим последствиям вплоть до закрытия бизнеса.

Тут очень важно заранее прогнозировать и моделировать сценарии типа

Возвращаясь к вышеуказанному кейсу, процесс у них строился примерно следующим образом: клиент обращался с запросом на то или иное устройство, после чего сотрудник ответственный за склад и одновременно за производство, бежал в помещение, где хранились комплектующие и физически смотрел, а сколько они смогут собрать на текущий момент запрашиваемого оборудования и при этом считал, что и в каком количестве необходимо дозаказать, чтобы выдать запрашиваемое изделие в нужном количестве.

Далее происходил процесс сборки и отгрузка товара заказчику. Очевидно, что по мере роста числа запросов от потенциальных заказчиков, такой процесс начал «захлебываться», сотрудник не успевал проверять наличие деталей, начались ошибки в заказах комплектующих – либо их не хватало, либо заказ делался слишком большим и возникали проблемы с ликвидностью, начал расти срок ответа на запросы клиентов, затянулась выдача коммерческих предложений, что естественно стало вызывать отрицательную реакцию со стороны заказчиков.

По результатам предварительного обследования было предложено автоматизировать процесс учета комплектующих на складе и процесс сборки готовых изделий. В качестве платформы для автоматизации была выбрана coda.io.

Причин было несколько: хоть coda и является системой схожей c notion, работа coda c большими массивами данных на мой взгляд лучше, процесс реализации достаточно быстр и удобен, плюс coda очень активно развивается и совершенствуется, предлагая разнообразные инструменты для тех, кто реализует свои проекты на ее базе, что дает во.

Если говорить простым языком, фактически любая система, которая либо создается самостоятельно, либо приобретается в виде коробочного решения представляет собой базу данных, состоящую из связанных между собой таблиц, собой по тем или иным ключевым полям, форм ввода данных в ту или иную таблицу, набора действий, которые программируются путем нажатия на кнопку или вызываемые путем срабатывания какого-либо триггера, в соответствии с заложенной в систему логикой в рамках того или иного бизнес-процесса, форм отчетности, представляющих собой текстовое или графическое отображение ключевых показателей, данных, любой другой информации.

• Гибкость в части, связанной с автоматизацией практически любых действий
• Встроенные формулы, позволяющие очень удобно работать с созданной базой данных;
• Возможность генерации любого количества индивидуальных форм отображения информации;
• Наличие инструментов, позволяющих автоматизировать действия при срабатывании различных триггеров;
• .

Для сравнения, если бы в качестве платформы для реализации была бы выбрана иная система, то практически любая не low code доработка повлекла бы за собой привлечение разработчиков.

Теперь непосредственно к процессу реализации:

• Фактически мы сделали несколько таблиц, а именно: таблицу номенклатуры (вся номенклатура приходящих на склад изделий, с указанием места хранения на складе, типа и категории изделий и т. д.) и таблицу движения по складу, в которой указывались все движения тех или иных позиций из номенклатуры; Это позволило формировать в режиме on line фактический остаток любого комплектующего, приходящего на склад

.

• Для удобства сделали присвоение уникальных QR кодов каждой позиции из справочника номенклатуры изделий, чтобы сотрудник склада мог подойти к стеллажу, отсканировать его камерой смартфона и при необходимости с телефона посмотреть всю информацию по детали или сразу на месте внести приходную или расходную операцию. Следующим этапом - создали таблицу сборки готовых изделий, которая представляет собой ведомость позиций из справочника номенклатуры для того или иного готового изделия с указанием позиции и количества, что позволило сразу же проводить оценку возможности сборки изделия при получении запроса от заказчика в течении 5 секунд, чем закрыли проблему, которую описали выше, снизили и операционный риск по таким операциям и сэкономили уйму времени и нервов и сотрудникам и руководству. В качестве дельнейших шагов создали форму, которая позволяет оценить возможность сборки заданного количества готовых изделий, и при необходимости сразу же сформировать список комплектующих, необходимых для закупки, обеспечили возможность автоматического присвоения серийного номера готовым изделиям, возможность проверки из каких комплектующих было собрано изделие, какая у него суммарная себестоимость и даже сделали возможность разукомплектации, т. е. возврата комплектующих на склад.

• В разы сократить время на обработку запросов, повысив лояльность со стороны клиентов;
• Минимизировать операционные риски, связанные с учетом большого количества продукции и деталей на складе;
• Осуществлять сборку изделий, не привлекая к процессу значительные человеческие и естественно денежные ресурсы;
• Получать информацию информацию о движении комплектующих, готовой продукции, себестоимости и пр, в автоматическом режиме;

Каждый бизнес выбирает свой путь автоматизации тех или иных процессов, какие системы выбирать и каким образом двигаться.

Эта статья - пример того, как можно решить вполне конкретную задачу в короткие сроки, избавить себя от множества «головных болей», придать импульс бизнесу и выйти на новый уровень. Главное помнить, что наличие системы, даже небольшой - всегда лучше ее отсутствия.